Het identificeren van geschikte RPA processen begint met het herkennen van vijf kernkenmerken: regelmatig terugkerende taken, duidelijke regels zonder veel uitzonderingen, digitale invoer en uitvoer, hoog volume en lage complexiteit. Processen zoals facturenverwerking, datamigratie tussen systemen en standaard rapportages zijn ideale kandidaten. Een systematische evaluatie van complexiteit, potentiële valkuilen en verwacht rendement helpt je de juiste keuzes te maken voor succesvolle automatisering.
Welke processen zijn het meest geschikt voor RPA automatisering?
De beste RPA kandidaten zijn regelmatig terugkerende processen met duidelijke regels, digitale invoer en uitvoer, hoog volume en minimale complexiteit. Deze processen volgen vaste stappen zonder veel menselijke interpretatie en genereren meetbare tijdsbesparing door hun frequentie.
Kijk naar processen die je medewerkers dagelijks of wekelijks uitvoeren met dezelfde stappen. Facturenverwerking is een perfect voorbeeld: facturen komen binnen via email, gegevens worden ingevoerd in het systeem, goedkeuringen worden aangevraagd en betalingen worden verwerkt. Elke stap volgt vaste regels en vereist geen creatieve beslissingen.
Andere ideale processen zijn datamigratie tussen systemen, het genereren van standaard rapportages, orderverwerking in webshops, en het bijwerken van klantgegevens. Deze taken zijn tijdrovend voor mensen maar perfect geschikt voor automatisering omdat ze voorspelbaar en repetitief zijn.
Let op processen waar je medewerkers klagen over saai, repetitief werk. Dit zijn vaak de beste kandidaten omdat automatisering niet alleen tijd bespaart, maar ook medewerkertevredenheid verhoogt door hen vrij te spelen voor interessantere taken.
Hoe evalueer je de complexiteit van een proces voor automatisering?
Procescomplexiteit bepaal je door het aantal beslispunten, uitzonderingen en systeemintegraties te tellen. Processen met minder dan vijf beslispunten en weinig uitzonderingen zijn meestal goed automatiseerbaar. Meer dan tien beslispunten of veel menselijke interpretatie maken automatisering complex en kostbaar.
Begin met het in kaart brengen van alle processtappen. Noteer bij elke stap of er een beslissing genomen moet worden en hoe vaak uitzonderingen voorkomen. Een proces waar 80% van de gevallen volgens dezelfde regels verloopt, is geschikt voor automatisering. Bij meer dan 30% uitzonderingen wordt automatisering ingewikkeld.
Bekijk ook hoeveel verschillende systemen het proces gebruikt. Integratie met twee of drie systemen is meestal haalbaar, maar bij meer dan vijf systemen wordt de technische complexiteit hoog. Legacy systemen zonder API’s maken automatisering moeilijker maar niet onmogelijk.
Test de automatiseringsgeschiktheid met deze checklist: Zijn de processtappen duidelijk gedefinieerd? Zijn de beslisregels objectief? Komt de invoer in digitale vorm? Is de uitvoer gestandaardiseerd? Hoe vaak wijzigt het proces? Processen die op alle punten goed scoren, zijn ideale kandidaten.
Wat zijn de belangrijkste valkuilen bij het selecteren van RPA processen?
De grootste fout is te complexe processen kiezen voor je eerste automatiseringsproject. Organisaties onderschatten vaak het aantal uitzonderingen, negeren frequente proceswijzigingen en hebben onrealistische verwachtingen over implementatietijd en resultaten.
Veel organisaties beginnen met hun meest frustrerende proces, maar dat is vaak ook het meest complexe. Start juist met eenvoudige processen om ervaring op te doen en snel resultaat te boeken. Succes met eenvoudige automatisering creëert draagvlak voor complexere projecten later.
Een andere valkuil is het onderschatten van uitzonderingen. Een proces dat “meestal” volgens vaste regels verloopt, kan in de praktijk veel meer variatie hebben dan verwacht. Documenteer alle mogelijke scenario’s voordat je begint met automatiseren, anders loop je vast tijdens implementatie.
Negeer ook niet dat processen veranderen. Automatisering van een proces dat elke maand wordt aangepast, levert meer onderhoud dan tijdsbesparing. Kies processen die stabiel zijn en waarschijnlijk lang onveranderd blijven. Focus op processen die al minstens een jaar hetzelfde zijn.
Hoe meet je het potentiële rendement van RPA automatisering?
ROI berekenen doe je door tijdsbesparing te kwantificeren en te vermenigvuldigen met uurloon, plus foutreductie en compliance voordelen te waarderen. Trek implementatie- en onderhoudskosten af om het netto rendement te bepalen. Meeste organisaties zien terugverdientijd van 6-18 maanden bij goed gekozen processen.
Meet hoeveel tijd het proces nu kost per uitvoering en vermenigvuldig dit met het aantal uitvoeringen per jaar. Een proces dat 30 minuten kost en 100 keer per maand wordt uitgevoerd, bespaart 50 uur per maand. Bij een uurloon van 35 euro is dat 1.750 euro maandelijkse besparing.
Reken ook foutreductie mee in je berekening. Handmatige fouten kosten tijd om te corrigeren en kunnen klantrelaties beschadigen. Als automatisering fouten met 90% reduceert, heeft dit meetbare waarde. In gereguleerde sectoren voorkomt automatisering ook compliance risico’s en mogelijke boetes.
Vergeet de kosten niet: licenties, ontwikkeling, implementatie en onderhoud. Een realistische berekening houdt rekening met 20-30% onderhoudskosten per jaar. Processen met hoge frequentie en duidelijke regels leveren meestal de beste ROI omdat de besparingen groot zijn terwijl de automatisering relatief eenvoudig blijft.
Hoe begin je met RPA implementatie bij Pegamento?
Wij starten elk RPA project met een grondige procesanalyse om de beste automatiseringskansen te identificeren. Via een pilot implementatie test je de oplossing kleinschalig voordat we uitrollen naar volledige productie. Onze stapsgewijze aanpak minimaliseert risico’s en maximaliseert successkansen.
Onze procesanalyse gebruikt AI gedreven technieken om automatisch procesoptimalisaties te identificeren. We brengen je huidige processen in kaart, prioriteren op basis van ROI en complexiteit, en stellen een implementatieplan op dat past bij jouw organisatie.
Wat ons onderscheidt is dat we RPA tegenwoordig positioneren als Agentic AI: een evolutie van uitvoerende bots naar zelfdenkende assistenten die niet alleen instructies opvolgen, maar zelfstandig initiatief nemen en handelen. Deze technologie versterkt menselijke connecties in plaats van deze te vervangen.
Door onze oplossingen op maat met standaard bouwblokken krijg je geen kostbaar maatwerk, maar een slimme combinatie van bewezen modules. Je kunt alles onder één dak afnemen – van ontwikkeling tot implementatie, beheer en ondersteuning. Onze ISO 27001, ISO 9001 en ISO 26000 certificeringen garanderen kwaliteit en beveiliging.
We begeleiden je van procesidentificatie tot volledige implementatie. Onze vijftien jaar ervaring met echte klantcases resulteert in mature, bewezen oplossingen die direct waarde leveren. Start met een procesanalyse om te ontdekken welke automatiseringskansen het meeste rendement opleveren voor jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een RPA proces volledig te implementeren?
Een eenvoudig RPA proces kan binnen 2-4 weken geïmplementeerd worden, terwijl complexere processen 2-3 maanden kunnen duren. De pilot fase duurt meestal 1-2 weken, gevolgd door fine-tuning en volledige uitrol. De exacte tijdlijn hangt af van de procescomplexiteit, het aantal systemen en de beschikbaarheid van procesexperts.
Wat gebeurt er als mijn proces wijzigt na automatisering?
Kleine aanpassingen kunnen meestal binnen enkele dagen doorgevoerd worden in de RPA bot. Bij grote proceswijzigingen is herontwerp nodig, wat 1-3 weken kan duren. Daarom adviseren wij om processen te kiezen die al minstens een jaar stabiel zijn en weinig kans hebben op grote veranderingen.
Kan RPA werken met onze bestaande systemen zonder API's?
Ja, RPA kan ook werken met legacy systemen zonder API's door gebruik te maken van screen scraping en UI-automatisering. Dit is wel minder stabiel dan API-integraties en vereist meer onderhoud. Bij systeemupdates moet de automatisering mogelijk aangepast worden.
Hoe voorkom ik dat medewerkers weerstand hebben tegen RPA implementatie?
Communiceer vanaf het begin dat RPA saai, repetitief werk wegneemt zodat medewerkers zich kunnen richten op interessantere taken. Betrek procesexperts bij de implementatie en train hen om de bots te monitoren. Toon concrete voordelen zoals minder fouten en meer tijd voor klantcontact.
Wat zijn de lopende kosten na RPA implementatie?
Reken op 20-30% van de initiële investering per jaar voor licenties, onderhoud en support. Dit omvat software-updates, monitoring, kleine aanpassingen en technische ondersteuning. Bij Pegamento bieden wij volledige managed services zodat je team zich kan focussen op de business in plaats van technisch beheer.
Kunnen we beginnen met een klein pilot project?
Absoluut, wij raden dit zelfs aan. Een pilot project van 2-4 weken met één eenvoudig proces toont concrete resultaten en bouwt vertrouwen op. Dit geeft inzicht in de praktische aspectos van RPA en helpt bij het identificeren van vervolgprocessen voor automatisering.
Hoe zorg ik ervoor dat gevoelige data veilig blijft tijdens automatisering?
RPA bots volgen dezelfde beveiligingsprotocollen als menselijke gebruikers en hebben alleen toegang tot systemen die nodig zijn voor hun taken. Bij Pegamento zijn we ISO 27001 gecertificeerd en implementeren we encryption, toegangscontroles en audit trails. Gevoelige data wordt nooit lokaal opgeslagen door de bots.
