De implementatie van een omnichannel telefoniesysteem duurt gemiddeld 4 tot 24 weken, afhankelijk van je bedrijfsgrootte en de complexiteit van je huidige infrastructuur. Eenvoudige migraties zijn binnen 4-8 weken afgerond, terwijl complexe enterprise implementaties 16-24 weken kunnen duren. Legacy systemen zoals Avaya en Mitel vereisen vaak extra migratietijd vanwege hun complexe configuraties.
Wat bepaalt de implementatietijd van een omnichannel telefoniesysteem?
De implementatietijd wordt hoofdzakelijk bepaald door vijf kernfactoren: je bedrijfsgrootte, de complexiteit van je huidige infrastructuur, het aantal locaties, benodigde integraties met bestaande systemen en specifieke aanpassingen die je wilt. Deze factoren kunnen de doorlooptijd aanzienlijk beïnvloeden.
Je bedrijfsgrootte speelt een belangrijke rol omdat meer gebruikers betekent meer complexiteit in configuratie, training en uitrol. Een bedrijf met 50 medewerkers heeft andere behoeften dan een organisatie met 500 werknemers verspreid over meerdere afdelingen.
De complexiteit van je huidige infrastructuur is vaak de grootste tijdsfactor. Legacy systemen zoals Avaya en Mitel hebben meestal complexe configuraties opgebouwd over jaren. Deze systemen hebben vaak aangepaste instellingen, specifieke routing regels en integraties die zorgvuldig moeten worden geanalyseerd voordat migratie mogelijk is.
Het aantal locaties vergroot de implementatie-uitdaging exponentieel. Elke locatie heeft mogelijk andere behoeften, verschillende internetverbindingen en lokale specificaties. Multi-site implementaties vereisen meer planning, coördinatie en vaak gefaseerde uitrol.
Integraties met bestaande systemen zoals CRM-software, helpdesk tools of ERP-systemen kunnen de implementatietijd aanzienlijk verlengen. Elke integratie moet worden getest en gevalideerd om naadloze werking te garanderen.
Hoelang duurt een gemiddelde implementatie van start tot finish?
Voor eenvoudige migraties kun je rekenen op 4-8 weken, middelgrote projecten duren 8-16 weken en complexe enterprise implementaties hebben 16-24+ weken nodig. Deze tijdlijnen zijn gebaseerd op praktijkervaring en geven realistische verwachtingen per bedrijfstype.
Eenvoudige migraties (4-8 weken) zijn geschikt voor kleinere organisaties met straightforward telefonie-behoeften. Dit betreft meestal bedrijven met één locatie, beperkte integraties en standaard functionaliteiten. De focus ligt op basis telefonie-functies zonder complexe routing of uitgebreide rapportage.
Middelgrote projecten (8-16 weken) omvatten organisaties met meerdere afdelingen, specifieke workflow-eisen of belangrijke integraties. Deze implementaties vereisen meer configuratie, uitgebreidere testing en gefaseerde training van verschillende gebruikersgroepen.
Complexe enterprise implementaties (16-24+ weken) zijn voor grote organisaties met meerdere locaties, uitgebreide integraties en specifieke compliance-eisen. Deze projecten vereisen diepgaande analyse, custom configuraties en uitgebreide change management processen.
Realistische verwachtingen per fase helpen je om de juiste planning te maken. De eerste weken zijn vooral analyse en voorbereiding, gevolgd door configuratie en testing, en eindigen met training en go-live activiteiten.
Welke fasen doorloop je tijdens een omnichannel telefonie-implementatie?
Een implementatie doorloopt zeven hoofdfasen: analyse en planning (1-2 weken), infrastructuur voorbereiding (1-2 weken), systeem configuratie (2-4 weken), data migratie (1-2 weken), testing en pilotfase (2-3 weken), training (1-2 weken) en go-live met nazorg (1+ weken).
Analyse en planning vormt de basis van je implementatie. Hier wordt je huidige situatie in kaart gebracht, requirements verzameld en een gedetailleerd projectplan opgesteld. Deze fase bepaalt vaak het succes van het hele project.
Tijdens de infrastructuur voorbereiding wordt je netwerk gecontroleerd en indien nodig aangepast. Internetverbindingen worden getest, firewalls geconfigureerd en hardware geïnstalleerd waar nodig.
De systeem configuratie fase is waar de magie gebeurt. Je nieuwe omnichannel systeem wordt ingericht volgens je specifieke behoeften. Routing regels, gebruikersaccounts, integraties en workflows worden geconfigureerd.
Data migratie zorgt ervoor dat belangrijke informatie zoals contactlijsten, belregels en historische data worden overgebracht naar het nieuwe systeem. Dit vereist zorgvuldige planning om dataverlies te voorkomen.
De testing en pilotfase is belangrijk om problemen te identificeren voordat iedereen het systeem gaat gebruiken. Een kleine groep gebruikers test alle functionaliteiten in een veilige omgeving.
Training bereidt je team voor op het nieuwe systeem. Dit omvat zowel technische training als proces-training om optimaal gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden.
De go-live en nazorg fase markeert de officiële start. Extra ondersteuning is beschikbaar om eventuele kinderziektes op te lossen en gebruikers te helpen wennen aan het nieuwe systeem.
Hoe kun je de implementatietijd van je nieuwe telefoniesysteem verkorten?
Je kunt de implementatietijd verkorten door goede voorbereiding, vroege betrokkenheid van stakeholders, gefaseerde uitrol, parallelle processen en samenwerking met ervaren leveranciers. Sommige stappen kunnen worden versneld, maar bepaalde fasen zoals testing en training hebben minimale doorlooptijden nodig.
Goede voorbereiding en planning vooraf bespaart weken tijdens de implementatie. Zorg dat je requirements duidelijk zijn, stakeholders geïdentificeerd en besluitvorming gestroomlijnd. Hoe meer je vooraf regelt, hoe sneller de uitvoering gaat.
Vroege betrokkenheid van alle stakeholders voorkomt verrassingen en vertragingen. IT, management, eindgebruikers en externe partners moeten vanaf het begin betrokken zijn bij planning en besluitvorming.
Een gefaseerde uitrol kan de totale implementatietijd verkorten door verschillende onderdelen parallel uit te voeren. Bijvoorbeeld: start met basis telefonie-functionaliteiten en voeg later geavanceerde features toe.
Parallelle processen helpen tijd te besparen. Terwijl de technische configuratie plaatsvindt, kunnen training materialen worden voorbereid en gebruikers worden geïnformeerd over komende veranderingen.
Samenwerking met ervaren leveranciers die bewezen implementatiemethodieken hebben, kan weken schelen. Zij kennen de valkuilen en kunnen problemen voorkomen voordat ze ontstaan.
Let op dat bepaalde fasen niet kunnen worden verkort zonder risico’s. Testing en training hebben minimale doorlooptijden nodig voor kwaliteit en gebruikersacceptatie. Versnelling is mogelijk bij voorbereiding en configuratie, maar niet bij validatie en change management.
Als je toe bent aan een moderne omnichannel bedrijfstelefonie oplossing die je legacy systeem vervangt, helpen wij je graag met een realistische planning. Wij combineren bewezen standaard bouwblokken tot oplossingen op maat zonder kostbaar maatwerk, zodat je alles onder één dak kunt afnemen. Onze ISO 27001 gecertificeerde aanpak zorgt voor een soepele overgang van je huidige Avaya of Mitel systeem naar een toekomstbestendige omnichannel oplossing.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de implementatie langer duurt dan gepland?
De meeste leveranciers hanteren een gestructureerde aanpak met buffers in de planning. Bij vertraging worden prioriteiten herbeoordeeld en kan een gefaseerde go-live worden overwogen waarbij kritieke functies eerst live gaan. Communiceer proactief met je leverancier over eventuele bottlenecks en zorg voor flexibiliteit in je interne planning.
Kunnen medewerkers tijdens de implementatie gewoon doorwerken?
Ja, tijdens de meeste implementatiefasen blijft je huidige systeem operationeel. Alleen tijdens de daadwerkelijke cutover (meestal buiten kantooruren gepland) is er een korte onderbreking. Een goede leverancier plant dit zorgvuldig en heeft altijd een rollback-scenario klaar mocht er iets misgaan.
Welke kosten komen er bovenop de implementatie?
Naast de implementatiekosten moet je rekening houden met mogelijke infrastructuur-upgrades, extra training voor power users, tijdelijke overlap van oude en nieuwe licenties, en eventuele aanpassingen aan integraties. Vraag vooraf een gedetailleerde kostenraming inclusief deze 'hidden costs'.
Hoe bereid ik mijn team het beste voor op de overgang?
Start vroeg met change management: communiceer de voordelen, betrek key users bij de configuratie, organiseer demo-sessies en zorg voor super users die collega's kunnen helpen. Plan training vlak voor de go-live zodat kennis nog vers is, en houd rekening met een leercurve van 2-4 weken na implementatie.
Wat als mijn huidige contracten nog niet aflopen?
Veel leveranciers bieden flexibele startdata of kunnen gefaseerde migraties plannen die aansluiten bij je contractverloop. Soms zijn er opzegtermijn-oplossingen mogelijk of kan parallel draaien kosteneffectief zijn. Bespreek dit vroeg in het proces om de beste strategie te bepalen.
Welke ondersteuning krijg ik na de go-live?
Standaard krijg je de eerste weken intensievere ondersteuning met dedicated contactpersonen en snellere responstijden. Daarna volgt reguliere support volgens je service level agreement. Zorg dat hypercare-periode, escalatieprocedures en beschikbaarheid van support duidelijk zijn afgesproken voordat je start.
