Een Mitel migratie naar moderne omnichannel oplossingen begint met een grondige inventarisatie van je huidige systeem en bedrijfsbehoeften. Je kiest vervolgens een leverancier die gefaseerde implementatie ondersteunt, zodat je bedrijfsvoering niet onderbroken wordt. Na de migratie krijg je toegang tot geavanceerde functies zoals AI-assistenten, mobiele integratie en echte omnichannel communicatie die je klantervaring transformeert.
Waarom is het tijd om je Mitel systeem te vervangen?
Je Mitel systeem houdt je organisatie tegen in plaats van vooruit te helpen. Legacy telefonie-infrastructuur zoals Mitel brengt oplopende beheerkosten met zich mee, beveiligingsrisico’s door verouderde technologie en gemiste kansen voor moderne functionaliteiten die je concurrenten wel benutten.
De beheerkosten van je huidige Mitel omgeving stijgen elk jaar. Onderdelen worden schaars, expertise wordt duurder en updates worden complexer. Tegelijkertijd mis je belangrijke ontwikkelingen zoals AI-integratie voor automatische call-routing en intelligente workflows die je klantservice drastisch kunnen verbeteren.
Hybride werken stelt nieuwe eisen aan je telefonie. Je medewerkers willen naadloos bereikbaar zijn, of ze nu thuis, op kantoor of onderweg zijn. Mitel systemen zijn niet ontworpen voor deze flexibiliteit. Ze missen de vast-mobiel integratie die moderne werkplekken vereisen.
Beveiligingsrisico’s vormen een groeiend probleem. Legacy systemen krijgen minder frequent updates en hebben vaak kwetsbaarheden die niet meer gepatcht worden. In een tijd waarin cybersecurity belangrijk is, vormt dit een reëel risico voor je organisatie.
Wat zijn de belangrijkste stappen in een Mitel migratie?
Een succesvolle Mitel migratie volgt zes concrete stappen: inventarisatie, behoeftenanalyse, leveranciersselectie, implementatieplanning, testfase en go-live. Deze systematische aanpak zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet en dat de overgang soepel verloopt.
Begin met een grondige inventarisatie van je huidige situatie. Documenteer alle telefoonlijnen, toestellen, functionaliteiten en integraties die je nu gebruikt. Noteer welke processen afhankelijk zijn van specifieke Mitel functies en welke gebruikers speciale configuraties hebben.
De behoeftenanalyse bepaalt wat je nieuwe systeem moet kunnen. Denk aan het aantal gebruikers, gewenste functionaliteiten, integraties met bestaande systemen en toekomstige groeiplannen. Vergeet niet om input te vragen van verschillende afdelingen – IT, HR, klantenservice en management hebben allemaal andere prioriteiten.
Bij leveranciersselectie kijk je naar meer dan alleen functionaliteiten. Evalueer ook de implementatie-ervaring, ondersteuning, schaalbaarheid en totale eigendomskosten. Vraag naar referenties van vergelijkbare organisaties die ook van Mitel zijn gemigreerd.
Je implementatieplanning moet rekening houden met bedrijfskritieke momenten. Plan de overgang buiten drukke periodes en zorg voor voldoende tijd voor training en gewenning. Een gefaseerde aanpak per afdeling of locatie verkleint de risico’s.
Hoe voorkom je bedrijfsonderbreking tijdens de overgang?
Bedrijfsonderbreking voorkom je door gefaseerde implementatie, parallelle systemen en uitgebreide backup plannen. Het geheim zit in zorgvuldige planning en het betrekken van je gebruikers bij elke stap van het proces.
Gefaseerde implementatie is je beste bescherming tegen problemen. Start met een pilotgroep van ervaren gebruikers die feedback kunnen geven. Breid daarna stapsgewijs uit naar andere afdelingen. Dit geeft je de kans om kinderziektes op te lossen voordat het hele bedrijf overgaat.
Houd je oude Mitel systeem parallel aan het nieuwe systeem draaien tijdens de overgangsfase. Dit betekent dubbele kosten voor korte tijd, maar geeft je de zekerheid dat je altijd kunt terugvallen op het bekende systeem als er problemen ontstaan.
Backup plannen zijn nodig voor verschillende scenario’s. Wat doe je als de internetverbinding uitvalt? Hoe handel je een storing in het nieuwe systeem af? Zorg dat je medewerkers weten hoe ze mobiel kunnen doorwerken of tijdelijk kunnen omschakelen naar het oude systeem.
Medewerkerstraining begint ruim voor de go-live datum. Organiseer praktijksessies waar mensen kunnen oefenen met het nieuwe systeem. Maak instructiekaarten voor de meest gebruikte functies en wijs superusers aan die anderen kunnen helpen.
Communicatie naar klanten toe is ook belangrijk. Informeer hen over mogelijke wijzigingen in telefoonnummers of bereikbaarheid. Zet tijdens de overgangsfase extra mensen klaar voor de klantenservice om vragen op te vangen.
Welke moderne functies krijg je na de migratie?
Na je migratie krijg je toegang tot echte omnichannel communicatie, AI-assistenten, naadloze mobiele integratie en geavanceerde analytics. Deze functionaliteiten transformeren niet alleen je telefonie, maar je complete klantervaring en interne samenwerking.
Omnichannel communicatie verenigt alle klantcontactkanalen in één geïntegreerd systeem. Je klanten kunnen beginnen via telefoon, doorgaan via e-mail en afsluiten via WhatsApp, terwijl de volledige gespreksgeschiedenis beschikbaar blijft. Dit voorkomt frustratie door herhaalde uitleg en zorgt voor consistente service.
AI-assistenten nemen routinematige taken over en ondersteunen je medewerkers met intelligente suggesties. Ze kunnen gesprekken automatisch routeren naar de juiste afdeling, sentiment analyseren en zelfs voorstellen doen voor passende antwoorden gebaseerd op eerdere succesvolle interacties.
Mobiele integratie betekent dat je medewerkers overal professioneel bereikbaar zijn. Eén nummer, één voicemail en volledige functionaliteit of ze nu thuis, op kantoor of onderweg zijn. Microsoft Teams integratie maakt samenwerking nog eenvoudiger.
Cloud-flexibiliteit geeft je de vrijheid om snel te schalen. Nieuwe medewerkers zijn binnen minuten operationeel, thuiswerkers hebben direct toegang tot alle functionaliteiten en je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Geavanceerde analytics geven inzicht in je communicatiepatronen. Je ziet waar knelpunten ontstaan, welke medewerkers extra ondersteuning nodig hebben en hoe je klantervaring verder kunt optimaliseren. Real-time dashboards houden je op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen.
Automatiseringsmogelijkheden gaan verder dan telefonie alleen. Moderne systemen kunnen repetitieve taken overnemen, workflows optimaliseren en zelfs proactief klanten benaderen op basis van gedragspatronen. We positioneren dit tegenwoordig als ‘Agentic AI’: een evolutie van uitvoerende bots naar zelfdenkende assistenten die niet alleen instructies opvolgen, maar zelfstandig initiatief nemen en handelen.
Een succesvolle Mitel migratie opent de deur naar moderne communicatie die je organisatie toekomstbestendig maakt. Met de juiste planning, gefaseerde implementatie en focus op gebruikersadoptie transformeer je niet alleen je telefonie, maar je complete klantervaring. Wil je meer weten over hoe omnichannel bedrijfstelefonie jouw organisatie kan versterken? We helpen je graag bij het maken van deze belangrijke stap naar moderne, geïntegreerde communicatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een gemiddelde Mitel migratie en wat zijn de kritieke tijdsperiodes?
Een volledige Mitel migratie duurt gemiddeld 3-6 maanden, afhankelijk van de complexiteit van je huidige setup. De kritieke periode is de daadwerkelijke overgang (go-live), die meestal 1-2 weken duurt. Plan dit buiten drukke bedrijfsperiodes zoals eindejaarsrush of vakantieseizoenen, en houd rekening met extra tijd voor gebruikerstraining en systeemoptimalisatie.
Wat gebeurt er met mijn bestaande telefoonnummers tijdens de migratie?
Je huidige telefoonnummers kunnen vrijwel altijd behouden blijven via nummerportabiliteit. Dit proces duurt meestal 2-4 weken en wordt door je nieuwe leverancier gecoördineerd. Tijdens de overgangsperiode kun je tijdelijke doorschakeling instellen zodat klanten je altijd kunnen bereiken. Zorg wel dat je klanten tijdig informeert over eventuele korte onderbrekingen.
Hoe train ik mijn medewerkers effectief voor het nieuwe systeem?
Start met het aanwijzen van superusers per afdeling die als eerste getraind worden en anderen kunnen ondersteunen. Organiseer hands-on trainingssessies 2-3 weken voor de go-live, maak eenvoudige instructiekaarten voor dagelijkse functies en plan follow-up sessies na 2-4 weken gebruik. Zorg voor een helpdesk tijdens de eerste maanden om vragen direct op te kunnen vangen.
Welke integraties met bestaande systemen moet ik vooraf regelen?
Inventariseer alle huidige integraties zoals CRM-systemen, Microsoft Teams, helpdesk software en ERP-systemen. Moderne omnichannel oplossingen bieden standaard API's voor populaire systemen, maar maatwerk integraties kunnen 4-8 weken extra tijd vragen. Test alle integraties uitgebreid in de pilotfase om problemen te voorkomen tijdens de volledige uitrol.
Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij een Mitel migratie?
De drie grootste valkuilen zijn onvoldoende gebruikerstraining, onderschatting van integratiecomplexiteit en te weinig tijd voor testing. Veel organisaties focussen te veel op technische aspecten en vergeten de change management kant. Zorg daarom voor ruime tijd voor gebruikersacceptatie, test alle scenario's grondig en houd rekening met een inloopperiode waarin beide systemen parallel draaien.
Hoe kies ik de juiste moderne leverancier na Mitel?
Evalueer leveranciers op vier kernpunten: technische functionaliteiten die aansluiten bij je behoeften, bewezen ervaring met Mitel migraties, kwaliteit van ondersteuning en training, en totale eigendomskosten over 3-5 jaar. Vraag naar referenties van vergelijkbare organisaties en test de oplossing uitgebreid met een proof-of-concept. Kies een partner die gefaseerde implementatie ondersteunt en lokale support biedt.
