Legacy telefoniesystemen brengen steeds meer risico’s met zich mee naarmate ze ouder worden. Van stijgende onderhoudskosten en beveiligingslekken tot productiviteitsverlies en slechte klantervaring – vasthouden aan verouderde systemen zoals Avaya en Mitel kan je bedrijf duur komen te staan. De kosten van uitstellen worden elke maand hoger, terwijl moderne alternatieven steeds toegankelijker worden.
Waarom worden legacy telefoniesystemen steeds duurder om te onderhouden?
Legacy telefoniesystemen worden exponentieel duurder door schaarste aan specialisten, stijgende onderdelenkosten en oplopende technische schuld. Verouderde systemen zoals Avaya en Mitel vereisen steeds meer handmatige interventies en hebben moeite met moderne integraties, wat resulteert in hogere operationele kosten.
De specialisten die deze oude systemen nog kennen, worden schaars en dus duur. Veel van hen zijn met pensioen gegaan of zijn overgestapt naar modernere technologieën. Dit betekent dat je steeds meer moet betalen voor hetzelfde onderhoud.
Onderdelen voor legacy systemen zijn vaak niet meer in productie, waardoor je afhankelijk bent van dure refurbished componenten of kostbare custom oplossingen. Bovendien stapelen de problemen zich op – elke maand dat je uitstelt, wordt de technische schuld groter.
De integratie met moderne systemen wordt ook steeds problematischer. Je hebt vaak custom koppelingen nodig die veel onderhoud vragen. Dit zorgt voor een vicieuze cirkel van stijgende kosten en afnemende functionaliteit.
Welke beveiligingsrisico’s brengen verouderde telefoonsystemen met zich mee?
Verouderde telefoonsystemen hebben ernstige beveiligingslekken door ontbrekende security updates, zwakke encryptie en verouderde authenticatiemethoden. Deze kwetsbaarheden maken bedrijfsdata en klantgesprekken toegankelijk voor cybercriminelen, wat kan leiden tot datalekken en compliance problemen.
Legacy systemen krijgen vaak geen beveiligingsupdates meer van de fabrikant. Bekende kwetsbaarheden blijven dus bestaan, terwijl hackers deze actief uitbuiten. Je telefoonverkeer kan worden afgeluisterd of zelfs overgenomen.
De encryptiestandaarden van oude systemen zijn achterhaald. Wat tien jaar geleden veilig was, is nu relatief eenvoudig te kraken. Klantgesprekken met gevoelige informatie lopen risico op onderschepping.
Compliance wordt ook een probleem. Regelgeving zoals de AVG vereist adequate technische beveiligingsmaatregelen. Met een verouderd systeem loop je het risico op boetes en reputatieschade bij een datalek.
Hoe beperken oude telefoniesystemen de productiviteit van medewerkers?
Oude telefoniesystemen beperken productiviteit door gebrek aan mobiele integratie, ontbrekende moderne functies en slechte gebruikerservaring. Medewerkers kunnen niet flexibel werken, missen belangrijke gesprekken en verspillen tijd aan omslachtige procedures die moderne systemen automatiseren.
Hybride werken wordt bijna onmogelijk met legacy telefonie. Medewerkers kunnen niet naadloos schakelen tussen kantoor en thuiswerken. Ze missen gesprekken of moeten omslachtige omleidingen instellen die vaak niet goed werken.
Moderne functies zoals click-to-call, geïntegreerde voicemail en automatische gespreksnotities ontbreken. Medewerkers verspillen tijd aan handmatige taken die geautomatiseerd zouden kunnen worden.
De gebruikerservaring is vaak frustrerend. Ingewikkelde toetscombinaties, onduidelijke menu’s en trage systemen zorgen voor dagelijkse irritaties. Dit leidt tot lagere werknemerstevredenheid en meer fouten in de klantenservice.
Wat zijn de gevolgen voor klantervaring bij het gebruik van legacy telefonie?
Legacy telefonie verslechtert de klantervaring door gefragmenteerde communicatiekanalen, langere wachttijden en het ontbreken van omnichannel mogelijkheden. Klanten moeten hun verhaal steeds opnieuw vertellen en kunnen niet naadloos wisselen tussen telefoon, email en chat, wat leidt tot frustratie en klantverloop.
Het grootste probleem is dat klantinformatie verspreid staat over verschillende systemen. Een klant die eerst belt en daarna een email stuurt, moet zijn verhaal twee keer vertellen omdat de systemen niet met elkaar praten.
Moderne klanten verwachten dat ze kunnen kiezen hoe ze contact opnemen. Ze willen kunnen starten via WhatsApp, overstappen naar een telefoongesprek en daarna een email ontvangen – allemaal binnen dezelfde conversatie. Legacy systemen maken dit onmogelijk.
AI-gestuurde functies zoals slimme routing, automatische antwoorden en voorspellende analyses ontbreken volledig. Hierdoor duurt het langer voordat klanten bij de juiste persoon terechtkomen en krijgen ze minder gepersonaliseerde service.
Wanneer is het tijd om je legacy telefoniesysteem te vervangen?
Het is tijd voor vervanging wanneer onderhoudskosten stijgen, beveiligingsupdates ontbreken, medewerkers klagen over functionaliteit, of klanten gefrustreerd raken door slechte bereikbaarheid. Als je systeem jonger is dan vijf jaar oud of als hybride werken problemen oplevert, is een upgrade urgent.
Kijk naar concrete signalen: stijgen je telefonie-onderhoudskosten elk jaar? Hebben medewerkers moeite met thuiswerken omdat het telefoonsysteem niet meewerkt? Klagen klanten over slechte bereikbaarheid of dat ze hun verhaal steeds opnieuw moeten vertellen?
Een moderne omnichannel bedrijfstelefonie oplossing biedt niet alleen kostenbesparing op lange termijn, maar ook directe voordelen zoals betere beveiliging, naadloze mobiele integratie en AI-gestuurde automatisering.
Bij de keuze voor een nieuwe oplossing is het belangrijk om te kiezen voor een partner die alles onder één dak kan leveren. Zo vermijd je complexe integraties tussen verschillende leveranciers en heb je één aanspreekpunt voor je complete communicatie-infrastructuur.
Wij helpen organisaties bij de overstap van legacy systemen naar moderne, toekomstbestendige communicatie-oplossingen. Met oplossingen op maat gebouwd uit bewezen standaard bouwblokken, zonder de hoge kosten van traditioneel ontwikkelwerk. Ons platform integreert naadloos met Microsoft Teams en andere bedrijfssystemen, terwijl we volledige compliance garanderen met ISO 27001, ISO 9001 en ISO 26000 certificeringen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de overstap van een legacy telefoniesysteem naar een moderne oplossing?
De overstap duurt gemiddeld 4-8 weken, afhankelijk van de complexiteit van je huidige setup en het aantal gebruikers. Een gefaseerde migratie zorgt ervoor dat je bedrijfsvoering niet wordt onderbroken. Wij plannen de overstap meestal in het weekend of buiten kantooruren om downtime te minimaliseren.
Wat gebeurt er met onze bestaande telefoonnummers bij een systeemvervanging?
Al je bestaande telefoonnummers blijven behouden tijdens de overstap. We regelen de nummerportabiliteit met je huidige provider en zorgen ervoor dat er geen gesprekken verloren gaan. Het proces verloopt volledig transparant voor je klanten - zij merken alleen dat de kwaliteit en functionaliteit verbeteren.
Hoeveel kan ik besparen door over te stappen van mijn legacy systeem?
Organisaties besparen gemiddeld 30-50% op hun totale telefonie-kosten binnen het eerste jaar. Dit komt door lagere onderhoudskosten, wegvallende licentiekosten voor legacy software, en efficiëntere communicatie. De besparingen worden groter naarmate je legacy systeem ouder is en meer onderhoud nodig heeft.
Kunnen medewerkers hun huidige telefoons blijven gebruiken?
In de meeste gevallen kunnen bestaande IP-telefoons worden hergebruikt, mits ze SIP-compatibel zijn. Voor zeer oude toestellen adviseren we vervanging door moderne apparaten die beter integreren met nieuwe functies zoals videobellen en Teams-integratie. We beoordelen je huidige hardware tijdens de intake en adviseren over hergebruik.
Wat als onze medewerkers moeite hebben met de overgang naar een nieuw systeem?
We bieden uitgebreide training en ondersteuning tijdens de overstap. Moderne systemen zijn intuïtiever dan legacy oplossingen, dus de meeste gebruikers ervaren het als een verbetering. We organiseren hands-on trainingen, maken instructievideo's en bieden de eerste maanden extra support om een soepele overgang te garanderen.
Hoe zit het met de beveiliging tijdens en na de migratie?
Beveiliging staat centraal in ons migratieproces. We implementeren end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie en continue monitoring vanaf dag één. Je bent direct beter beveiligd dan met je legacy systeem, en we zorgen voor automatische security updates en compliance met AVG en andere regelgeving.
Wat gebeurt er als het nieuwe systeem uitvalt of problemen heeft?
Moderne cloud-gebaseerde systemen hebben een uptime van 99.9% en ingebouwde redundantie. Als er toch problemen zijn, bieden we 24/7 monitoring en support. We hebben automatische failover-mechanismen en kunnen binnen minuten problemen detecteren en oplossen, veel sneller dan bij legacy systemen mogelijk was.
