Met Phone System verbetert de bereikbaarheid over verschillende kanalen.
Het Grafisch Lyceum Utrecht (GLU) is al ruim 115 jaar dé kleinschalige vakschool voor media, vormgeving en communicatie. Om leerlingen, ouders, medewerkers en andere betrokkenen goed bereikbaar te houden, speelt telefonie binnen alle lagen van de organisatie een belangrijke rol.
De bestaande telefooncentrale van Mitel was technisch verouderd en moest worden vervangen. Het systeem bood beperkte mogelijkheden voor de receptie, gaf geen actueel inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers en was sterk gebonden aan vaste toestellen en locaties. Ook waren de schaalbaarheid en rapportagemogelijkheden beperkt.
Het GLU zocht daarom één toekomstbestendige oplossing voor vaste telefonie en bellen via Microsoft Teams. Daarbij wilde de school het beheer, onderhoud en de ondersteuning bij één partij onderbrengen: een one-stop-shop voor alle telefonie binnen de organisatie.
Overstappen naar een nieuw telefonieplatform? Bekijk onze migratiechecklist of doe de migratiescan.
Pegamento implementeerde Pegamento Phone System in combinatie met Microsoft Teams. Medewerkers kunnen hierdoor vanaf verschillende locaties en apparaten intern en extern bellen. De oplossing is per locatie in te richten en ondersteunt onder meer wachtrijen, keuzemenu’s, huntgroepen, nummerherkenning en automatische doorschakelingen.
Ook de receptie beschikt nu over een moderne bedienpost. Via een overzichtelijk dashboard ziet de receptiemedewerker welke gesprekken binnenkomen, hoeveel mensen er wachten en welke medewerkers beschikbaar zijn. Gesprekken kunnen eenvoudig worden doorgeschakeld naar personen, afdelingen, vaste toestellen of mobiele nummers.
Daarnaast kan het GLU zelf callflows, openingstijden, wachtrijberichten en muziek instellen. Uitgebreide rapportages geven inzicht in het telefoonverkeer op nummer-, wachtrij- en locatieniveau.
Het project begon met een uitgebreide inventarisatie van de bestaande situatie en de wensen van het GLU. Vervolgens werd de volledige telefonieomgeving geconfigureerd en getest. Na trainingen voor de gebruikers is het nieuwe systeem gefaseerd in gebruik genomen.
De planning was uitdagend door een verbouwing en de tussenliggende schoolvakanties. Dankzij de nauwe samenwerking tussen het GLU en Pegamento verliep de implementatie volgens plan.
Het Grafisch Lyceum Utrecht beschikt nu over één flexibele en schaalbare telefonieomgeving waarin vaste telefonie, Microsoft Teams en de receptiefunctie samenkomen. Medewerkers zijn niet langer gebonden aan één toestel of locatie, de receptie heeft meer overzicht en de organisatie beschikt over betere sturings- en rapportagemogelijkheden.
Zo kan het GLU leerlingen, ouders, medewerkers en andere betrokkenen ook in de toekomst snel en professioneel te woord staan.
Toegepaste techniek
Met WorkplaceX maken we bedrijfsprocessen slimmer en efficiënter door bestaande oplossingen optimaal te benutten.
Verdiep je kennis met de whitepapers van Pegamento.