OOZ Scholen gemeenschap
Eén centrale en schaalbare telefonieomgeving voor 37 scholen en locaties rondom Zwolle.
OOZ verzorgt openbaar onderwijs in Zwolle en omgeving. De organisatie bestaat uit 37 scholen, waar ruim 1.600 medewerkers onderwijs verzorgen voor ongeveer 12.000 leerlingen. De scholen zijn verspreid over negen gemeenten en bieden primair, voortgezet en speciaal onderwijs.
Om al deze locaties goed bereikbaar te houden, zocht OOZ naar één centrale en toekomstbestendige telefonieoplossing.
De Uitdaging / Huidige Situatie
OOZ maakte gebruik van twee leveranciers die verschillende locaties voorzagen van vaste telefonie en cloudtelefonie. Hierdoor werkte de organisatie met meerdere systemen, verschillende werkwijzen en afzonderlijke beheeromgevingen.
De bestaande oplossingen boden onvoldoende inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers. Telefoontoestellen waren aan een locatie gebonden in plaats van aan een persoon en de mogelijkheden voor rapportages waren beperkt. Ook ontbrak actuele documentatie van de telefonieomgeving en konden bepaalde processen, zoals openingstijden en terugbelverzoeken, niet voldoende worden geautomatiseerd.
Daarnaast wilde OOZ actiever worden geïnformeerd over relevante marktontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden binnen het telefonieplatform.
“In de afgelopen 15 jaar hebben we veel bedrijven en organisaties geholpen bij de overstap van oude systemen naar een meer state-of-art telefonieplatform. Phone System is een in eigen beheer ontwikkelt systeem wat continu evalueert en zich aanpast aan de eisen en wensen van vandaag de dag. De integratie van AI in telefonie is hierin een van de grootste veranderingen van de afgelopen tijd”
OOZ zocht een integrale cloudtelefonieoplossing die per locatie kon worden ingericht. De leverancier moest niet alleen de technologie leveren, maar ook het beheer en onderhoud verzorgen. Zo wilde OOZ de eigen organisatie zoveel mogelijk ontzorgen.
Na een uitgebreide demonstratie koos OOZ voor Pegamento Phone System. Deze cloudgebaseerde oplossing is ontwikkeld op basis van opensourcetechnologie en wordt door Pegamento continu uitgebreid en doorontwikkeld.
Medewerkers kunnen met Pegamento Phone System onafhankelijk van hun locatie en apparaat bellen. De oplossing is beschikbaar voor smartphones en computers en ondersteunt onder meer inkomende en uitgaande gesprekken, doorschakelen, ruggespraak en het gebruik van een centraal adresboek.
Meer overzicht en controle
Via het centrale dashboard krijgt OOZ live inzicht in het telefoonverkeer, de beschikbaarheid van medewerkers en het aantal wachtenden per wachtrij.
De telefonieomgeving biedt daarnaast onder meer:
Gebruikers kunnen eenvoudig aan wachtrijen worden toegevoegd of daaruit worden verwijderd. Hierdoor kan OOZ de bereikbaarheid per school en locatie flexibel organiseren.
Het project begon met een uitgebreide inventarisatie van alle locaties, gebruikers, nummers en bestaande voorzieningen. Vervolgens werd de telefonieomgeving per locatie ingericht en omgezet.
Bij de planning is rekening gehouden met schoolvakanties, examens en andere belangrijke momenten binnen het onderwijs. Hierdoor kon de migratie gefaseerd plaatsvinden en bleef de impact op de lessen en dagelijkse werkzaamheden beperkt.
Telefonie die blijft ontwikkelen
Na de implementatie blijft Pegamento OOZ informeren over relevante ontwikkelingen en nieuwe functionaliteiten. OOZ kan daarnaast zelf aangeven welke aanvullende mogelijkheden vanuit de praktijk gewenst zijn.
Een goed voorbeeld hiervan is de speciaal ontwikkelde BHV-schakeling. Bij een calamiteit worden alleen de bedrijfshulpverleners opgeroepen die op dat moment daadwerkelijk op de betreffende locatie aanwezig zijn. Het systeem test deze schakelingen bovendien maandelijks automatisch door alle aangemelde BHV’ers te bellen.
OOZ beschikt nu over één centrale en schaalbare telefonieomgeving voor alle scholen en locaties. Medewerkers kunnen plaats- en apparaatonafhankelijk werken, terwijl beheerders meer inzicht hebben in bereikbaarheid, gebruik en prestaties.
Met Pegamento Phone System heeft OOZ niet alleen de verschillende telefoniesystemen samengebracht, maar ook een platform in gebruik genomen dat kan blijven meegroeien met de organisatie en de behoeften van de scholen.
Toegepaste techniek
Eén centrale en schaalbare telefonieomgeving voor 37 scholen en locaties rondom Zwolle.
Hoge mate van professionalisering door betere bereikbaarheid, controle en toekomstbestendigheid
AI-gestuurd detectiesysteem herkent gevaar op bruggen en verhoogt veiligheid.
Verdiep je kennis met de whitepapers van Pegamento.