Inhoud: Voordelen | FAQ’s | Klantcase | Demo aanvragen
Voor organisaties waar veel klantcontact via de telefoon verloopt, is bereikbaarheid geen bijzaak. Klanten bellen als het er toe doet, en ze verwachten dat er iemand opneemt die het gesprek goed kan opvangen.
Maar veel organisaties werken nog met ouderwetse systemen die daar niet meer op zijn ingericht. Wie thuiswerkt, is moeilijk bereikbaar. Gesprekken komen binnen op een leeg bureau, landen bij de verkeerde persoon of verdwijnen zonder dat iemand het doorheeft. De medewerker die wél opneemt begint elk gesprek opnieuw, zonder enige context of klanthistorie.
Dat geldt des te meer waar gevoelige informatie een rol speelt, zoals in zorg, financiële dienstverlening of overheid. Maar ook buiten die sectoren geldt: een gemist gesprek is een gemiste kans.
Al meer dan 15 jaar helpen wij organisaties om klantcontact betrouwbaar, flexibel en toekomstbestendig in te richten. Phone System is Pegamento’s eigen platform. Een volledige cloud telefonie-oplossing die draait op open standaarden, gebouwd op de open-source software Asterisk en werkt zonder fysieke telefooncentrales of zware IT-infrastructuur.
Of je nu belt vanaf kantoor, thuis of onderweg, je bent altijd bereikbaar met een heldere verbinding. En als manager heb je op elk moment volledig inzicht in alle gesprekken en de beschikbaarheid van je team.
Kindergarden is een van de grootste kinderopvangorganisaties van Nederland, met 72 locaties en ruim 2.100 medewerkers. Als grote organisatie met veel klantcontact liep Kindergarden tegen een herkenbaar probleem aan waar veel organisaties mee worstelen. Klantinformatie was verspreid over meerdere systemen, en de telefonieomgeving gaf medewerkers weinig houvast. Er was nauwelijks inzicht in wie er beschikbaar was, doorverbinden verliep moeizaam, en wachtrijen waren niet zichtbaar.
Ondertussen namen de verwachtingen van ouders alleen maar toe.
Samen met Pegamento implementeerde Kindergarden Phone System als kern van een nieuwe telefonieomgeving, gecombineerd met Sprinklr voor omnichannel klantcontact en een koppeling met Salesforce CRM.
"Sprinklr in combinatie met Phone System is een gamechanger voor ons. Dankzij de samenwerking met Pegamento hebben we niet alleen onze klantrelatieafdeling geprofessionaliseerd, maar ook de hele klantbeleving naar een hoger niveau getild. Onze medewerkers kunnen nu echt doen waar ze goed in zijn: ouders persoonlijk begeleiden en adviseren."
Via een overzichtelijk beheerscherm zie je live hoeveel gesprekken er lopen, hoe lang klanten wachten en waar het druk is. Rapportages zijn direct beschikbaar. Zo kun je direct bijsturen waar dat nodig is.
Geen fysieke telefooncentrale, geen onderhoudskosten voor hardware en geen dure IT-tickets voor kleine aanpassingen. Phone System schaalt mee (zowel op- als af) met je organisatie zonder extra investeringen in infrastructuur.
Alle gespreksdata blijven in Nederland, opgeslagen in high-availability datacenters met een twin-datacenterarchitectuur en enterprise-niveau beveiliging. Of, in simpele termen: als één datacenter uitvalt, kan het andere het gesprek overnemen. Daardoor is Phone System 99,9% van de tijd bereikbaar.
Phone System is gecertificeerd volgens ISO 27001 (informatiebeveiliging), ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 26000 (maatschappelijk verantwoord ondernemen). Volledig AVG-conform, zonder onduidelijkheid over wie jouw data beheert.
Wie beheert eigenlijk de infrastructuur waar jouw klantcontact op draait? Voor steeds meer Nederlandse organisaties is dat een vraag die er echt toe doet. Phone System draait volledig op Nederlandse infrastructuur, in Nederlandse handen, onder Nederlands recht. Wat dat concreet betekent voor jouw organisatie lees je in ons artikel over digitale soevereiniteit.
Lees onze visie op digitale soevereiniteit →
Wij zien onszelf als partner, niet als leverancier. Phone System is ons eigen intellectueel eigendom; we hebben het zelf gebouwd, beheren het zelf en blijven het zelf doorontwikkelen. Daardoor zijn we niet afhankelijk van buitenlandse leveranciers voor updates of aanpassingen, en kunnen we snel schakelen als jouw situatie daarom vraagt.
Geen twee organisaties bellen op dezelfde manier. In de zorg willen medewerkers anoniem kunnen bellen, zodat hun privénummer nooit zichtbaar wordt. Bij een productielocatie moeten BHV-telefoons altijd voorrang krijgen. Een receptionist wil vanaf één scherm gesprekken aannemen én de slagboom of lift bedienen. En in een hotel draait telefonie om iets heel anders: kamerstatus, wektijden, gastvragen.
Daarnaast nemen we ook de hele praktische kant van telefonie uit handen: nummers vastleggen, abonnementen regelen, (mobiele) toestellen leveren. Heb jij een specifieke uitdaging waarvan je je afvraagt of het kan? Stel de vraag gerust; meestal is het antwoord ‘ja’.
AI maakt telefonisch klantcontact persoonlijker en efficiënter. Het vervangt het menselijk contact niet, maar neemt de administratieve last eromheen weg. Binnen Phone System zit AI op elk moment van het gesprek.
Voordat het gesprek begint herkent de voicebot waarvoor iemand belt. Eenvoudige vragen zoals openingstijden, status of een korte mutatie handelt het systeem zelf af. De rest gaat automatisch naar de juiste persoon, met de context van de beller al klaargezet.
Tijdens het gesprek ondersteunt AI je medewerker live. Het gesprek wordt direct getranscribeerd, relevante antwoorden en kennisbankartikelen verschijnen op het scherm, en sentimentdetectie signaleert wanneer een gesprek dreigt te ontsporen, zodat er op tijd kan worden bijgeschakeld.
Na het gesprek schrijft AI de samenvatting en wrap-up, classificeert het gesprek automatisch en legt de afhandeling vast. Geen losse aantekeningen achteraf.
Over alle gesprekken heen maakt conversational analytics zichtbaar wat er werkelijk speelt. AI analyseert niet een steekproef maar elk gesprek: welke onderwerpen terugkeren, waar klanten vastlopen, hoe de stemming zich ontwikkelt en welke vragen je beter eerder in het proces kunt opvangen. Druktepatronen en piekvoorspellingen helpen je je capaciteit vooruit te plannen in plaats van achteraf bij te sturen. Zo wordt elk telefoongesprek een bron van inzicht voor je hele organisatie.
Traditionele telefonie werkt via een vast, fysiek netwerk en vereist een telefooncentrale op locatie. Cloud telefonie werkt via internet en draait volledig in de cloud. Dat betekent geen hardware om te onderhouden, geen vaste locatiegebonden nummers en veel meer flexibiliteit in beheer en gebruik. Medewerkers zijn bereikbaar op elk apparaat, waar ze ook zijn, en aanpassingen doe je zelf via een webomgeving.
Minder complex dan je verwacht. Pegamento begeleidt de volledige migratie, inclusief het meenemen van bestaande telefoonnummers. Medewerkers merken weinig van de overstap zelf. Wat ze daarna wel merken is dat alles beter werkt.
Download de ’30-punten checklist’ voor migratie
Pegamento ontwikkelt slimme telefonie- en klantcontactoplossingen voor Nederlandse organisaties zoals Kindergarden, 113 Zelfmoordpreventie en Grafisch Lyceum Utrecht, zodat medewerkers altijd bereikbaar zijn en klanten altijd goed geholpen worden.
Verdiep je kennis met de whitepapers van Pegamento.