Voor ouders is hun kind het meest dierbare dat er is, en ze willen erop kunnen vertrouwen dat jullie als kinderopvang daar goed voor zorgen. Dat vertrouwen begint bij het contact: vanaf het eerste gesprek tot elk moment daarna.
De kinderopvang verandert continu, en goed klantcontact vraagt vandaag iets anders dan tien jaar geleden. Tegenwoordig staat de sector onder constante druk: veel concurrentie, een hoge uitstroom van personeel in het eerste jaar, steeds langere wachtlijsten voor ouders (zeker in de Randstad) en een nieuwe generatie ouders, de Gen Z, die andere verwachtingen heeft rondom communicatie.
Juist dan helpt het als je techniek in je voordeel werkt.
Een ouder belt de locatie, maar op de groep kan niemand opnemen. Een vraag via WhatsApp komt om half negen ‘s avonds binnen en blijft liggen tot de volgende ochtend. En wie terugbelt over een rondleiding, krijgt iemand die niet weet wat er eerder is besproken.
Vaak zit de oorzaak in verouderde systemen: klantgegevens staan verspreid over het CRM, losse mails en notities, en elk kanaal heeft zijn eigen postvak. Wie wél helpt, verliest tijd met zoeken in plaats van helpen. Dat verhoogt de werkdruk, en in het ergste geval raak je geïnteresseerde ouders kwijt, doordat contactmomenten niet goed worden benut.
Goed klantcontact vraagt dus om drie dingen: goed te bereiken zijn op de kanalen die ouders kiezen, gesprekken waarin je meteen weet wie je aan de lijn hebt, en techniek die ook buiten openingstijden antwoord geeft.
Eén systeem dat alles samenbrengt, scheelt je team elke dag tijd.
Een nieuwe generatie ouders appt net zo makkelijk als dat ze belt en waardeert een snel antwoord. Met alle kanalen op één plek, en automatische antwoorden buiten openingstijden, ben je er ook op de momenten dat je team er even niet is.
In een concurrerende markt telt elk contactmoment. Wie kiest tussen meerdere opvangorganisaties, onthoudt dat eerste gesprek. Warme opvolging maakt er een aanmelding van. We brengen de klantreis goed in kaart en daar profiteert de ouder én de kinderopvang van.
Als vragen op de juiste plek binnenkomen en routinewerk wordt afgevangen, hoeven pedagogisch medewerkers minder te schakelen. Zo houden zij hun aandacht bij de kinderen. En wie met rust en plezier werkt, blijft langer aan boord.
Door elk contactmoment vast te leggen en op te volgen, blijven geïnteresseerde ouders in beeld tot er plek is. Je ziet bovendien waar ouders afhaken en welke vragen terugkomen, zodat je je hele dienstverlening blijft verbeteren.
Al meer dan 15 jaar bouwen we onze technologie zelf. We beheren die zelf en ontwikkelen die zelf door. Daardoor zijn we niet afhankelijk van buitenlandse leveranciers en kunnen we snel schakelen als jouw situatie daarom vraagt.
In de kinderopvang werk je met gevoelige gegevens van kinderen en ouders. Bij Pegamento blijft die data in Nederland, onder Nederlands recht en volledig AVG-conform. Je weet altijd wie jouw gegevens beheert.
Luister naar de podcast over digitale soevereiniteit →
We kijken eerst samen met jou wat past bij jouw organisatie, van strategie tot implementatie en nazorg. We begeleiden de uitrol stap voor stap en trainen je medewerkers, zodat het team er vanaf dag één mee uit de voeten kan.
Kindergarden is een van de grootste kinderopvangorganisaties van Nederland, met 72 locaties en ruim 2.100 medewerkers. Als grote organisatie met veel klantcontact liep Kindergarden tegen een herkenbaar probleem aan waar veel organisaties mee worstelen. Klantinformatie was verspreid over meerdere systemen, en de telefonieomgeving gaf medewerkers weinig houvast. Er was nauwelijks inzicht in wie er beschikbaar was, doorverbinden verliep moeizaam, en wachtrijen waren niet zichtbaar.
Ondertussen namen de verwachtingen van ouders alleen maar toe.
Samen met Pegamento implementeerde Kindergarden Phone System als kern van een nieuwe telefonieomgeving, gecombineerd met Sprinklr voor omnichannel klantcontact en een koppeling met Salesforce CRM.
"Sprinklr in combinatie met Phone System is een gamechanger voor ons. Dankzij de samenwerking met Pegamento hebben we niet alleen onze klantrelatieafdeling geprofessionaliseerd, maar ook de hele klantbeleving naar een hoger niveau getild. Onze medewerkers kunnen nu echt doen waar ze goed in zijn: ouders persoonlijk begeleiden en adviseren."
We starten altijd met een Business Analyse om jouw situatie goed te begrijpen, en daarna kiezen we de oplossingen die passen. Vaak is dat een combinatie van het volgende:
Onze eigen cloudtelefonie. Ouders bereiken je op elke locatie via één nummer, en slimme call-routing brengt ze meteen bij de juiste persoon. Intern zie je van elkaar wie beschikbaar is en verbind je door zonder zoekwerk, of je nu op een vast toestel, DECT, mobiel of Microsoft Teams werkt.
Lees meer over Phone System →
Telefoon, e-mail, WhatsApp en chat komen samen op één plek. Ouders kiezen zelf hoe ze contact opnemen, en je medewerkers zien de hele gespreksgeschiedenis per ouder.
Lees meer over omnichannel klantcontact →
Veel vragen van ouders komen steeds terug: over tarieven, openingstijden, wachtlijsten of het pedagogisch beleid. Met een Knowledge Base geeft elke medewerker hetzelfde, juiste antwoord, zonder eerst te hoeven zoeken.
Lees meer over Knowledge Base →
AI helpt bij het routinewerk. Denk aan slimme routering, automatische antwoorden buiten openingstijden en samenvattingen van gesprekken. Zo worden administratieve taken verminderd en houden medewerkers meer tijd over voor persoonlijk contact.
Lees meer over AI-gedreven intelligentie →
Laat je gegevens achter, dan kijken we samen wat het beste past bij jouw organisatie.
Pegamento ontwikkelt slimme klantcontactoplossingen voor Nederlandse organisaties zoals Kindergarden, zodat ouders snel en persoonlijk geholpen worden en medewerkers tijd houden voor het echte werk. Bij Pegamento noemen we dit The Human Lead.
Verdiep je kennis met de whitepapers van Pegamento.