RPA licentiemodellen bepalen hoe je betaalt voor automatiseringssoftware in jouw organisatie. De vier hoofdtypen zijn per-bot licenties (betaling per robot), concurrent user licenties (betaling per gelijktijdige gebruiker), enterprise licenties (vast bedrag voor onbeperkt gebruik) en runtime-based modellen (betaling per draaitijd). Het juiste model hangt af van je organisatiegrootte, aantal processen en gebruikersaantallen.
Wat zijn de verschillende soorten RPA licentiemodellen?
Er bestaan vier hoofdtypen RPA licentiemodellen die elk verschillende voordelen bieden. Per-bot licenties laten je betalen voor elke individuele robot die je inzet. Dit model werkt goed voor organisaties die precies weten hoeveel bots ze nodig hebben en gefaseerd willen uitbreiden.
Concurrent user licenties rekenen af op basis van het aantal gebruikers dat tegelijkertijd met de RPA-software werkt. Dit is ideaal voor organisaties waar meerdere medewerkers robots beheren of monitoren, maar niet allemaal op hetzelfde moment.
Enterprise licenties bieden onbeperkt gebruik tegen een vast jaarbedrag. Dit model past bij grote organisaties die breed willen automatiseren zonder zich zorgen te maken over individuele bot-kosten. Je betaalt een voorspelbaar bedrag en kunt zoveel robots inzetten als nodig.
Runtime-based modellen rekenen af op basis van de daadwerkelijke draaitijd van je robots. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, wat kostenefficiënt kan zijn bij seizoensgebonden processen of wisselende automatiseringsbehoeften.
Hoe kies je het juiste RPA licentiemodel voor jouw organisatie?
De keuze voor het juiste licentiemodel hangt af van vijf praktische factoren. Organisatiegrootte is bepalend: kleine organisaties profiteren vaak van per-bot licenties voor voorspelbare kosten, terwijl grote bedrijven beter uitkomen met enterprise licenties.
Het aantal processen dat je wilt automatiseren speelt een belangrijke rol. Bij veel verschillende processen zijn enterprise licenties meestal voordeliger. Voor specifieke, afgebakende processen kunnen per-bot licenties juist kosteneffectiever zijn.
Kijk naar je gebruikersaantallen en hoe ze de software gebruiken. Als veel medewerkers af en toe robots monitoren, zijn concurrent user licenties interessant. Bij dedicated RPA-teams die continu werken, zijn andere modellen vaak voordeliger.
Je budget en cashflow bepalen ook de keuze. Per-bot licenties spreiden kosten over tijd, enterprise licenties vragen een grotere initiële investering maar bieden meer voorspelbaarheid. Runtime-based modellen passen bij organisaties die voorzichtig willen beginnen.
Denk aan je toekomstplannen. Als je snel wilt uitbreiden, kunnen enterprise licenties goedkoper uitpakken dan individuele bot-licenties bijkopen.
Wat zijn de verborgen kosten bij RPA licentiemodellen?
Naast de licentiekosten komen er verschillende extra kosten kijken die organisaties vaak onderschatten. Implementatiekosten voor het opzetten van de RPA-omgeving kunnen 20-40% van de licentiekosten bedragen, afhankelijk van de complexiteit van je systemen.
Training van medewerkers is een vaak vergeten kostenpost. Je team moet leren werken met de RPA-software, robots ontwikkelen en onderhouden. Reken op trainingskosten van enkele duizenden euro’s per medewerker.
Onderhoud en support kosten jaarlijks 15-25% van de oorspronkelijke licentieprijs. Dit omvat software-updates, technische support en het oplossen van problemen. Sommige leveranciers rekenen dit apart, anderen bundelen het in de licentie.
Infrastructuurkosten worden vaak vergeten. Je hebt servers nodig om robots te laten draaien, extra beveiligingsmaatregelen en mogelijk uitbreiding van je IT-infrastructuur. Dit kan enkele duizenden tot tienduizenden euro’s per jaar kosten.
Stel een realistisch totaalbudget op door alle kosten mee te nemen: licenties, implementatie, training, onderhoud, infrastructuur en interne mankracht. Reken op 1,5 tot 2 keer de licentiekosten voor het totale eerste jaar.
Welke fouten maken organisaties vaak bij het kiezen van RPA licenties?
De grootste fout is het onderschatten van toekomstige schaalbehoeften. Organisaties beginnen vaak klein met per-bot licenties, maar ontdekken later dat enterprise licenties goedkoper waren geweest. Plan vooruit en reken verschillende scenario’s door.
Verkeerde inschatting van gebruikersaantallen komt veel voor. Organisaties denken dat alleen IT-medewerkers robots gebruiken, maar vaak willen business gebruikers ook toegang tot monitoring en rapportages. Tel alle potentiële gebruikers mee.
Het negeren van seizoenspieken is een veelgemaakte fout. Als je processen seizoensgebonden zijn, kunnen runtime-based modellen voordeliger zijn dan vaste licenties. Analyseer je procesvolumes over een heel jaar.
Organisaties vergeten vaak de kosten van integraties met bestaande systemen. Elke koppeling met ERP-systemen, databases of andere applicaties kan extra licentiekosten met zich meebrengen.
Een andere veel voorkomende fout is het kiezen van het goedkoopste model zonder naar functionaliteit te kijken. Sommige licentiemodellen beperken geavanceerde functies zoals machine learning of process mining. Zorg dat je model past bij je ambities.
Hoe helpt Pegamento bij het kiezen van het juiste RPA licentiemodel?
Wij benaderen RPA-licentiekeuzes vanuit vijftien jaar praktijkervaring met procesautomatisering. In plaats van standaard RPA spreken we tegenwoordig over Agentic AI: een evolutie van uitvoerende bots naar zelfdenkende assistenten die niet alleen instructies opvolgen, maar zelfstandig initiatief nemen en handelen.
Onze aanpak begint met een grondige analyse van je processen en organisatiestructuur. We kijken naar je huidige volumes, verwachte groei en de complexiteit van je automatiseringsbehoeften. Op basis van deze analyse adviseren we het meest kostenefficiënte licentiemodel.
We hebben ervaring met organisaties van MKB Plus tot grote corporates in sectoren zoals financiële dienstverlening, overheid en industrie. Deze ervaring helpt ons realistische scenario’s door te rekenen en valkuilen te vermijden die we bij andere klanten hebben gezien.
Wat ons uniek maakt, is dat we oplossingen op maat leveren met standaard bouwblokken – geen kostbaar maatwerk, maar slimme combinatie van bewezen modules. Je krijgt alles onder één dak: van licentieadvies tot implementatie, beheer en ondersteuning.
Onze AI-gedreven intelligentie gaat verder dan traditionele RPA. We combineren attended en unattended robots met machine learning en process mining in één geïntegreerd platform. Dit betekent dat je licentiekeuze niet alleen gebaseerd is op huidige behoeften, maar ook op toekomstige mogelijkheden.
Als ISO 27001, ISO 9001 en ISO 26000 gecertificeerde partner zorgen we ervoor dat je licentiemodel niet alleen kostenefficiënt is, maar ook voldoet aan compliance-eisen en beveiligingsstandaarden. We denken mee over de totale kosten en helpen je een realistisch budget opstellen dat geen verrassingen kent.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken ik de totale kosten van eigendom (TCO) voor verschillende RPA licentiemodellen?
Bereken TCO door alle kosten over 3-5 jaar mee te nemen: licentiekosten, implementatie (20-40% van licenties), training (€3.000-5.000 per medewerker), jaarlijks onderhoud (15-25% van licentieprijs), infrastructuur en interne mankracht. Maak realistische groeiscenario's en vergelijk de totaalkosten per model. Gebruik spreadsheets om verschillende scenario's door te rekenen.
Wanneer moet ik overstappen van per-bot naar enterprise licenties?
Overweeg enterprise licenties vanaf 10-15 bots of wanneer je meer dan 50% groei per jaar verwacht. Het kantelpunt ligt meestal bij organisaties die meer dan €50.000 per jaar aan per-bot licenties besteden. Enterprise modellen worden voordeliger bij brede automatisering van 20+ processen of wanneer je experimenteerruimte nodig hebt voor nieuwe use cases.
Wat gebeurt er als ik mijn licentielimiet overschrijd?
Bij overschrijding rekenen leveranciers meestal extra kosten per bot/gebruiker/uur tegen standaardtarieven. Sommige platforms blokkeren nieuwe robots automatisch. Zorg voor monitoring van je licentiegebruik en stel alerts in bij 80% van je limiet. Onderhandel vooraf over overschrijdingskosten en flexibiliteit voor seizoenspieken.
Kan ik verschillende licentiemodellen combineren binnen één organisatie?
Ja, hybride modellen zijn mogelijk en vaak verstandig. Gebruik bijvoorbeeld enterprise licenties voor je core RPA-platform en per-bot licenties voor specifieke afdelingen of pilotprojecten. Dit geeft flexibiliteit en kostencontrole. Let wel op complexiteit in beheer en zorg voor duidelijke governance over wie welk model gebruikt.
Hoe zit het met licentiekosten bij cloud versus on-premise RPA?
Cloud RPA heeft vaak lagere initiële kosten maar hogere maandelijkse kosten door hosting en dataverkeer. On-premise vereist meer infrastructuurinvestering maar geeft meer controle. Cloud modellen schalen makkelijker en hebben meestal ingebouwde disaster recovery. Reken beide opties door inclusief compliance-kosten en IT-beheer.
Welke licentievoorwaarden moet ik extra goed lezen?
Let op: definitie van 'concurrent users' (actieve sessies vs. toegang tot platform), beperkingen op bot-locaties, kosten van ontwikkel- vs. productieomgevingen, en upgrade-paden naar nieuwere versies. Check ook vendor lock-in clausules, data-eigendom, en wat er gebeurt bij beëindiging van het contract. Laat juridisch adviseren bij enterprise contracten.
Hoe plan ik mijn RPA-licenties bij onzekere groei?
Start met een flexibel model zoals runtime-based of concurrent users om risico te beperken. Onderhandel over groeirabat en upgrade-opties naar enterprise licenties. Plan in fases: begin met 3-5 bots voor proof-of-concept, schaal naar 10-15 bots in jaar 1, en evalueer dan enterprise modellen. Zorg voor maandelijkse opzegging of korte contractperiodes tijdens de pilot.
